Cada orden de trabajo en TradelyHQ pasa por unas pocas etapas bien definidas. Va a ver la etapa actual en la orden de trabajo misma y en su lista de Órdenes de Trabajo. Aquí le explicamos qué significa cada una y en qué debe hacer clic para avanzarla.
Las etapas
- Borrador: La orden de trabajo todavía se está preparando. Los borradores quedan ocultos de su lista principal de Órdenes de Trabajo y no cuentan para su límite mensual de órdenes de trabajo. Use Borrador cuando esté reuniendo los detalles pero todavía no esté listo para compartirla con su equipo o su cliente.
- Abierta: Lista para asignarse a un técnico. El cliente puede ver que usted recibió su solicitud, y su oficina la ve esperando en la cola a que se le asigne un técnico.
- En espera: El trabajo está pausado por alguna razón, como esperar piezas, esperar a que el cliente confirme el acceso, o esperar el clima. Todos lo siguen viendo. Usted simplemente está indicando "sabemos del trabajo, pero por ahora no lo estamos atendiendo activamente".
- Activa: Hay un técnico asignado y el trabajo está en progreso. Va a ver Activa en cualquier lugar donde aparezca la orden de trabajo.
- Pendiente de Autorización: Una pestaña aparte en el portal del cliente para las órdenes de trabajo que están esperando a que el cliente apruebe o rechace una cotización antes de que el trabajo pueda avanzar. La mayoría de los equipos no ven esto en las listas internas. Es principalmente para el lado del cliente en el flujo de trabajo.
- Completada: El técnico terminó el trabajo en campo, la oficina autorizó el informe de finalización, y la orden de trabajo queda cerrada.
Asignar un técnico (de Abierta a Activa)
Abra la orden de trabajo, haga clic en el menú desplegable Técnico, y elija un técnico de la lista. No hay botón de Guardar. La selección se guarda sola y la orden de trabajo pasa a Activa. El trabajo aparece de inmediato en el teléfono de ese técnico.
¿Le va a entregar el trabajo a un contratista externo en su lugar? Escriba el nombre de la empresa en el campo de contratista externo y haga clic en Guardar.
Terminar el trabajo (de Activa a Completada)
- El técnico abre la orden de trabajo en su teléfono, llena el informe de finalización (diagnóstico, solución, fotos), y toca Marcar Informe para Finalización.
- Un administrador en la oficina abre la orden de trabajo, revisa el informe, y hace clic en Autorizar Informe de Finalización. El estado cambia a Completada.
Cancelar una orden de trabajo
Un administrador abre la orden de trabajo y hace clic en Cancelar en el encabezado de la ventana. Confirma en el aviso emergente. La orden de trabajo se mueve al Archivo (desde ahí se puede deshacer). No se necesita dar una razón.
Si un CLIENTE pide cancelar desde el portal del cliente, tiene que escribir una razón. Un administrador aprueba o rechaza la solicitud desde la oficina.
Reabrir una orden de trabajo completada
Abra la orden de trabajo y haga clic en Reabrir por un problema. Escriba una razón (entre 5 y 500 caracteres, por ejemplo, "el cliente reporta que la fuga volvió"). La orden de trabajo vuelve a Activa y el técnico puede retomarla.
Reabrir solo está disponible durante 3 días hábiles después de que se completó la orden de trabajo, y solo si al cliente todavía no se le eximió de firmar. Después de eso, cree una orden de trabajo nueva en su lugar.
Historial y registro de auditoría
Para ver cuándo se asignó un trabajo, quién lo puso en espera, o quién lo reabrió, abra la página de Registro de Auditoría desde el menú de administrador.