Conecte TradelyHQ a su cuenta de QuickBooks Online una sola vez, y sus facturas y pagos quedan igualados en los dos lugares. Si todavía está decidiendo cómo encaja QuickBooks en su negocio, la página QuickBooks para contratistas explica todo el flujo de trabajo.
Cómo conectar QuickBooks
- En TradelyHQ, vaya a Configuración → Negocio → Integraciones
- Busque la tarjeta de QuickBooks Online y haga clic en Conectar QuickBooks
- Inicie sesión como administrador de la empresa de QuickBooks, elija la empresa correcta y apruebe TradelyHQ
- Va a regresar a TradelyHQ. La tarjeta muestra Conectado y un ID de empresa para confirmar su selección
Qué pasa después de conectarse
- Las facturas se copian a QuickBooks: el método predeterminado Enviar al cliente + copiar a QuickBooks manda el correo desde TradelyHQ y conserva una copia en QBO. Solo copiar a QuickBooks crea o actualiza la factura en QBO, pero no envía correo al cliente; abra QuickBooks y envíela desde allí. Una factura solo copiada se queda como Borrador en TradelyHQ, a propósito, porque TradelyHQ no puede ver si QuickBooks le mandó el correo a su cliente. TradelyHQ marca una factura como enviada solo cuando TradelyHQ manda el correo, así que si usted envía desde QuickBooks, lleve la cobranza allí. Elija el método en Configuración → Negocio → Método de envío de factura
- Los pagos regresan a TradelyHQ: cuando un cliente paga una factura en QuickBooks, TradelyHQ la marca como Pagada por su cuenta
- Los clientes y artículos se vinculan con cuidado: la primera copia busca un cliente activo por nombre exacto o crea uno. En Configuración → Negocio → Integraciones, vincule mano de obra, materiales, otros cargos y mora con artículos existentes de QBO. Los tipos sin vínculo usan el artículo predeterminado
Las facturas y los pagos registrados en TradelyHQ pueden ir hacia QuickBooks. Los pagos, reembolsos y cambios de saldo compatibles regresan desde QuickBooks para mantener ambos lados alineados.
Los reembolsos también van en ambas direcciones. Un reembolso que su contador registra en QuickBooks regresa y actualiza la factura en TradelyHQ. Y un reembolso que usted emite desde TradelyHQ se copia a QuickBooks como un recibo de reembolso. Esa copia necesita dos configuraciones, ambas en Configuración, Negocio, Integraciones. Apunte el vínculo de artículo de Reembolsos a un artículo activo de reembolsos en QuickBooks (pregúntele a su contador; normalmente se llama Reembolsos y bonificaciones). Después elija la cuenta de depósito para reembolsos, que es la cuenta de QuickBooks de donde sale el dinero del reembolso. No hay valor predeterminado para esa cuenta a propósito, porque adivinarla pondría el dinero en el lugar equivocado en sus libros. Si falta cualquiera de las dos, la copia del reembolso se detiene y aparece en el panel de Errores de sincronización hasta que la configure.
Si algo no coincide entre TradelyHQ y QuickBooks, lo va a ver en el panel de Errores de sincronización con QuickBooks.
Cómo desconectar
Vaya a Configuración → Negocio → Integraciones, busque la tarjeta de QuickBooks Online, y haga clic en Desconectar. Confirme en la ventana emergente. Todo lo ya copiado se queda en QuickBooks.
Si algo se ve mal
La sección siempre visible Contabilidad desincronizada compara el último estado e importe revisados de la factura en TradelyHQ y QuickBooks, y señala una factura que solo aparece en uno de los dos sistemas. Marcar como revisada confirma que vio la diferencia; no modifica ninguna factura. Corrija el registro equivocado y deje que la próxima revisión confirme que ambos lados coinciden.
Abra Errores de sincronización con QuickBooks dentro de Configuración → Negocio → Integraciones. Descartar oculta un mensaje revisado; no reintenta la sincronización. Revisar QuickBooks actualiza pagos y saldos de facturas y pagos ya vinculados. No reintenta una copia inicial fallida; corrija la causa y use Copiar a QuickBooks desde esa factura.
Si ve un aviso de Reconectar QuickBooks en la parte de arriba del panel de Errores de sincronización, haga clic ahí e inicie sesión de nuevo. Sus facturas ya existentes no se ven afectadas.