El Portal del Cliente es un inicio de sesión aparte para sus clientes. Entran a una página simple y clara, y solo ven sus propias órdenes de trabajo y cotizaciones, nunca las de nadie más. No es una ventana para que espíen su negocio. Es donde ELLOS hacen su parte. Abren solicitudes, hacen preguntas, ven cómo avanza el trabajo, aprueban cotizaciones y firman cuando el trabajo está terminado. Usted pasa menos tiempo al teléfono repitiendo lo mismo, y ellos pasan menos tiempo persiguiéndolo a usted. Todos ganan. Puede ver el portal del cliente junto con los portales de admin y de técnico en la página de funciones.
Enviar nuevas órdenes de trabajo
Justo arriba en su portal hay un botón + Enviar Solicitud. Hacen clic ahí, eligen una ubicación, eligen una categoría (HVAC, Plomería, etc.), escriben una descripción corta, adjuntan una foto desde su teléfono si quieren, y le dan Enviar. La solicitud llega a su lado como una nueva Orden de Trabajo abierta para que su oficina la despache. Se acabó el "oye, ¿puedes llamar a mi oficina y dejar un mensaje de voz?". Simplemente lo escriben.
Comentar y hacer preguntas en una orden de trabajo
Cada Orden de Trabajo tiene un hilo de comentarios. El cliente puede dejar una nota ("el código de la caja de llaves cambió a 4521", "el inquilino no está hasta las 2pm", "¿alguna novedad?") y queda ahí mismo con la OT. Usted y su técnico la ven. Nada de mensajes de texto a tres números distintos, nada de cadenas de correos que después nadie encuentra.
Seguir el estado en tiempo real
Hay cinco estados por los que pasa una Orden de Trabajo: Abierta (enviada, esperando ser despachada), Activa (un técnico ya está trabajando en ella), En Espera (pausada por falta de piezas o aprobación), Pendiente de Autorización (hay una cotización esperando que el cliente la apruebe), y Completada (el trabajo está terminado). El portal se actualiza en tiempo real cuando su oficina o su técnico cambian el estado, sin necesidad de recargar la página. Muchas de esas llamadas de "¿recibieron mi solicitud?" simplemente desaparecen cuando la gente puede verlo por sí misma.
Ver y aprobar cotizaciones
Cuando usted envía una cotización sobre una Orden de Trabajo, todos los usuarios del cliente en esa cuenta ven un aviso de Cotizaciones Pendientes en la parte de arriba de su portal. Hacen clic, ven qué se propone y el precio, y aprueban o rechazan ahí mismo. Una vez aprobada, el trabajo continúa. La OT se queda en la pestaña Pendiente de Autorización hasta que ellos deciden, así que nada se pierde en el camino.
Firmar al terminar el trabajo
Cuando su técnico marca el trabajo como completo, el cliente puede revisar lo que se hizo y firmar directamente en el portal. Esa firma queda registrada contra la Orden de Trabajo, así usted tiene un registro claro de que el cliente aceptó el trabajo.
Pestaña de Reportes (solo para el dueño)
La primera persona que usted invita del lado del cliente se convierte en el "dueño" de su cuenta. El dueño tiene una pestaña adicional que el resto de su equipo no ve: Reportes. Ahí se ve el gasto por ubicación, la detección de problemas recurrentes (3 o más Órdenes de Trabajo en el mismo sitio/categoría, casi siempre señal de que algo necesita reemplazo en vez de otro parche), y otros resúmenes de su cuenta. Está limitado al dueño para que los despachadores y el personal de campo no se pierdan en números que no necesitan.
El dueño también puede invitar a sus propios compañeros de equipo desde dentro de su portal. Esos usuarios que no son dueños (sus despachadores, gerentes de propiedad, personal del edificio) ven la lista de Órdenes de Trabajo, envían solicitudes, comentan y aprueban cotizaciones. Simplemente no tienen acceso a la pestaña de Reportes.
Un solo inicio de sesión puede tener varios contratistas
Los administradores de propiedades por lo general trabajan con más de un contratista: un taller de HVAC, un plomero, un electricista, un servicio de limpieza. Antes necesitaban un inicio de sesión distinto para cada uno. Ya no.
Si un administrador de propiedades ya tiene un inicio de sesión en TradelyHQ (porque otro contratista lo invitó primero), el siguiente contratista que lo invite simplemente queda agregado a su inicio de sesión existente. Mismo correo, misma contraseña, sin cuenta nueva. Entran una sola vez y ven una lista combinada de Órdenes de Trabajo de todos los contratistas con los que trabajan, con una fila de filtros por contratista arriba para poder cambiar entre usted y los demás.
Cuando hacen clic en + Enviar Solicitud, eligen a qué contratista va antes de llenar el resto. Esa solicitud solo aparece de SU lado. El plomero no ve sus trabajos de HVAC, y usted no ve los de él. Mismo inicio de sesión, cuentas separadas.
Lo que los clientes NO PUEDEN hacer
- Ver las Órdenes de Trabajo de otro contratista, aunque sean clientes de ambos
- Ver a sus otros clientes, su lista de técnicos, o el resto de su información interna
- Ver sus costos o márgenes en un trabajo
- Editar una Orden de Trabajo una vez enviada (pueden comentar, no editar)
- Reabrir una Orden de Trabajo cerrada después de 3 días hábiles de haberse completado
Invitar a un cliente
Desde su portal de administrador, abra Clientes → elija el cliente → Invitar dueño. El dueño recibe un correo con un enlace de inicio de sesión seguro y elige su propia contraseña al hacer clic. Una vez adentro, ELLOS invitan al resto de su equipo desde dentro de su propio portal.
El tema de confianza y privacidad
El portal no muestra su tarifa de técnico, el costo de las piezas, el porcentaje de margen, ni nada interno. Sus datos y los de ellos están completamente separados. Nunca pueden ver la información de otra empresa. Incluso si la misma persona inicia sesión y trabaja con dos contratistas distintos a través de TradelyHQ, ninguno de los dos contratistas ve los trabajos del otro ni nada más. Su negocio sigue siendo suyo.